Privacyverklaring

Uitgegeven door:
ATC SERVICES BV
Villadreef 13
BE-1982 Elewijt
BTW BE 0475.786.681
Versie: 1.1
Laatst bijgewerkt op:
5 januari 2026

Inleiding
Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
Het kantoor verzamelt en verwerkt de identiteits- en contactgegevens dat het ontvangt van de cliënt over de cliënt zelf, zijn gezinsleden, zijn personeel, zijn medewerkers, zijn aangestelden en zijn zakelijke relaties (leveranciers of klanten van de cliënt) en over elke andere nuttige contactpersoon. Deze persoonsgegevens worden verwerkt door het kantoor in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en de bepalingen van de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei 2018 (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’).
De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en het actualiseren van de persoonsgegevens die hij het kantoor verstrekt en verbindt er zich toe om de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming strikt na te leven ten aanzien van de personen aan wie hij de persoonsgegevens heeft verstrekt. Hij is ook verantwoordelijk voor alle mogelijke persoonsgegevens die hij van zijn klanten, zijn personeel, zijn medewerkers en zijn aangestelden zou kunnen ontvangen.
De cliënt erkent dat hij kennis genomen heeft van de informatie hieronder en machtigt het kantoor om de persoonsgegevens te verwerken die hij verstrekt in het kader van de door het kantoor geleverde diensten, en dit in overeenstemming met de bepalingen die opgenomen zijn in deze privacyverklaring. Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door ATC SERVICES (hierna ook “wij”), alsook op onze website: www.atcservices.be
In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.
Door het gebruik van onze diensten en/of website, aanvaardt u onvoorwaardelijk deze privacyverklaring. Wij kunnen op elk moment het privacy beleid wijzigen. Daarom is het raadzaam om regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen.

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de besloten vennootschap ATC SERVICES.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 1982 Elewijt, Villadreef 13, met als ondernemingsnummer 0475.786.681.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij het ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants) onder erkenningsnummer 50.106.459.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij ATC SERVICES via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@atcservices.be).

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
ATC SERVICES verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.
Het gaat dus om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen enkel persoonsgegevens wanneer u beslist om deze aan ons, al dan niet via de website, mee te delen, alsook gegevens die wij – na hiertoe mandaat van u gekregen te hebben – ontvangen van overheidsinstanties: wij verzamelen naam en contactgegevens, persoonlijke gegevens (zoals geslacht, geboortedatum, gezinssituatie), gegevens vermeld op uw identiteitskaart, arbeidsverleden, kredietverleden, gegevens m.b.t. uw personenbelasting, gegevens over uw werknemers, payroll en boekhoudkundige gegevens, alsook alle andere gegevens die u ons bezorgt.
In het kader van de aangiftes in de personenbelasting via Tax-on-web, worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens.
Wij verwerken ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
Verder verzamelen wij de inhoud van elke communicatie zolang dit nodig is om u onze diensten te verlenen.
U kan onze website bezoeken zonder persoonlijke gegevens mee te delen. Op onze website kan ook een contactformulier voorkomen waar bezoekers informatie dienen te geven zoals naam, adres, e-mail en/of andere gegevens. Deze gegevens worden alleen gebruikt om het verzoek van de bezoeker af te kunnen handelen en met deze in contact te komen. Deze informatie wordt louter voor dit doel gebruikt, wordt niet permanent opgeslagen en wordt niet verstrekt aan derden.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Voor de verwerking van de persoonsgegevens beroepen wij ons op uw toestemming en/of op de noodzaak van de verwerking voor het verlenen van onze diensten aan u, dan wel op een wettelijke verplichting of omwille van een gerechtvaardigd belang.

ATC SERVICES verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Klantenacceptatieprocedure
  Als accountantskantoor zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving (Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten). In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons, verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, BTW-nummer en het inlezen van uw identiteitskaart.
  Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

• Wettelijke verplichting
  Als accountantskantoor hebben wij tevens verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, ten aanzien van buitenlandse overheden of ten aanzien van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang. Om die reden verzamelen wij o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige
  fiscale gegevens (bvb. BTW-listings, fiscale fiches, …).
  De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

• Leveren van onze diensten aan klanten
  Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren. Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bvb. uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bvb. uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bvb. uw leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bvb. informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bvb. van een
  vereniging of organisatie), woningkenmerken (bvb. de huurprijs of de -lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bvb. gevolgde beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bvb. uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde).
  Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken variëren al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bvb. persoonsgegevens van werknemers van onze klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van bvb. vermogensplanning, etc.
  Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant.

• Financiële administratie
  ATC SERVICES verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.
  Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van ATC SERVICES, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op ATC SERVICES om haar boekhouding te voeren.

• Onderhouden van de klantenrelatie
  ATC SERVICES verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van mailings voor onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn.
  Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere
organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep op third service providers:

• Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;

• Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, …)

• Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

• Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van u te verdedigen en/of te beschermen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving en de sociale wetgeving, behalve voor wat de persoonsgegevens betreft die het kantoor langer moet bewaren
op basis van een specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil waarvoor de persoonsgegevens nodig zijn.
Na het verstrijken van de respectievelijke termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

Welke rechten heeft u?
U kan ons te allen tijde verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of geheel of gedeeltelijk te wissen. U kan ook vragen om de persoonsgegevens die u ons heeft gegeven in een gestructureerde, gangbare en elektronische vorm te ontvangen.
Wanneer u wenst dat wij uw gegevens niet langer verwerken, kan u uw toestemming steeds (geheel of gedeeltelijk) intrekken. Dit kan dan wel tot gevolg hebben dat wij onze diensten niet meer kunnen verlenen.
Wanneer u een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan info@atcservices.be Wij verbinden ons ertoe een tijdig gevolg te geven aan deze verzoeken en klachten.
Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (tel. 02 274 48 00) (contact@apd-gba.be) (zie: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ).

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
ATC SERVICES heeft de nodige fysieke, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up-to-date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden.

Cookies
Tijdens een bezoek aan onze website kunnen eventueel cookies op de computer van de bezoeker worden geplaatst. Wij doen dit enkel en alleen om uw ervaring op onze website zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Zo kunnen wij bvb. uw taalkeuze onthouden.
Deze cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoekers op anders websites te volgen.
Bovendien zijn die cookies nodig voor een goede werking van de website.
Wil u toch geen cookies gebruiken, dan kan u dit verhinderen via een instelling in uw internetbrowser. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van de internetbrowser.

Links met andere websites
Onze website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring geldt enkel voor onze website.
We raden u dan ook aan de Privacyverklaring van de andere websites te raadplegen. We zijn niet aansprakelijk voor het privacy beleid van andere websites, zelfs niet indien u deze website bezoekt via één van de links op onze website.

Updates en wijzigingen van de privacyverklaring
Het kantoor kan de privacyverklaring wijzigen of aanpassen mits het de cliënten hiervan op de hoogte brengt via de website van het kantoor of per e-mail. Dit kan onder meer om te voldoen aan nieuwe wetgeving en/of regelgeving die van toepassing is op het gebied van bescherming van persoonsgegevens, aanbevelingen van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, richtsnoeren, aanbevelingen en beste praktijken van het
Europees Comité voor gegevensbescherming en beslissingen van hoven en rechtbanken over deze kwestie.

Vragen
Indien u vragen heeft over onze Privacyverklaring, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, dan kunt u te allen tijde bij ons hiervoor terecht:

• op kantoor na afspraak

• per e-mail via info@atcservices.be

• per brief aan het kantooradres

Toestemming
De onderschrijver verklaart kennis te hebben genomen van het bovenstaande en geeft aan het kantoor de toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken.